De stille killer van het MKB

Boekhoudfouten waarvan je niet weet dat je ze maakt

Introductie:

Boekhoudfouten zijn als verborgen lekken in een schip: ze lijken klein, maar ze kunnen je hele onderneming naar de bodem trekken. Veel MKB 'ers worstelen met fouten in hun administratie die vaak onopgemerkt blijven, totdat het te laat is.

In deze blog bespreken we de meest voorkomende stille boekhoudfouten, hoe ze je bedrijf kunnen schaden en wat je kunt doen om ze te voorkomen.

1. Dubbele boekingen: Een onzichtbare valkuil

Het probleem:

Wanneer dezelfde transactie twee keer wordt geboekt, lijkt je balans groter dan hij is. Dit kan leiden tot verwarring bij financiële rapportages, en in sommige gevallen tot belastingproblemen.

Hoe gebeurt het?

1. Handmatige invoer zonder controlemechanismen.
2. Meerdere medewerkers die dezelfde betaling verwerken.
3. Het niet afstemmen van je boekhouding met bankafschriften.

De gevolgen:

• Verkeerde belastingaangiftes.
• Overrapportage van inkomsten, wat je belastinglast verhoogt.
• Verwarring bij besluitvorming op basis van onjuiste cijfers.

Oplossing:

• Gebruik software die dubbele boekingen automatisch herkent.
• Controleer wekelijks je transacties tegen je bankafschriften.
• Implementeer het vierogenprincipe: zorg dat elke boeking door twee personen wordt gecontroleerd.

2. Het vergeten van kleine uitgaven

Het probleem:

Veel kleine uitgaven, zoals kantoorartikelen of lunches met klanten, worden niet geboekt. Hoewel ze op korte termijn onbelangrijk lijken, kunnen ze op jaarbasis een significant verschil maken.

Hoe gebeurt het?

1. Ondernemers bewaren bonnetjes niet goed.
2. Er is geen systeem voor het bijhouden van kleine kasuitgaven.
3. Uitgaven worden als onbelangrijk afgedaan en genegeerd.

De gevolgen:

• Je krijgt een verkeerd beeld van je werkelijke kosten.
• Belastingaftrekken gaan verloren, waardoor je onnodig veel betaalt.
• Je hebt minder grip op je budget.

Oplossing:

• Gebruik een app zoals Expensify of een zakelijke creditcard (nee niet vermengen met je privé-card) om uitgaven automatisch te registreren.
• Maak het een gewoonte om alle bonnetjes direct te fotograferen en te uploaden.
• Voer maandelijkse controles uit op je kleine kasuitgaven.

3. Niet up-to-date btw-aangifte

Het probleem:

Veel MKB’ers vergeten btw-aangiftes op tijd in te dienen of dienen onjuiste bedragen in, wat leidt tot boetes en extra werk.

Hoe gebeurt het?

1. Een gebrek aan automatisering in de btw-berekening.
2. Onvolledige of verkeerde categorisering van transacties.
3. Geen duidelijk overzicht van binnenlandse versus buitenlandse omzet.

De gevolgen:

• Hoge boetes van de Belastingdienst.
• Tijdverlies door correcties en aanvullende aangiftes.
• Reputatieschade als je gezien wordt als een "risicobedrijf."

Oplossing:

• Gebruik boekhoudsoftware met ingebouwde btw-functies, zoals Moneybird of Snelstart.
• Stel automatische herinneringen in voor belastingdeadlines.
• Laat een expert je btw-aangiftes controleren voordat je ze indient.

4. Verkeerde afschrijvingen

Bedrijfsmiddelen zoals voertuigen, machines of computers worden vaak verkeerd afgeschreven, wat leidt tot fouten in je jaarrekening en belastingaangifte.

Hoe gebeurt het?

1. Ondernemers weten niet welke afschrijvingsmethoden van toepassing zijn.
2. Er wordt geen overzicht bijgehouden van bedrijfsmiddelen en hun waarde.
3. Foutieve aannames over afschrijvingspercentages.

De gevolgen:

• Verlies van belastingvoordeel door te weinig afschrijving.
• Onjuiste jaarrekeningen die je financieringsmogelijkheden schaden.
• Boetes of terugvorderingen bij belastingcontroles.

Oplossing:

• Gebruik een vast register voor al je bedrijfsmiddelen en houd hun waarde jaarlijks bij.
• Laat je adviseren over de juiste afschrijvingsmethodes (bijvoorbeeld lineair of degressief).
• Maak gebruik van software die automatisch afschrijvingen berekent.

5. Slechte scheiding tussen privé en zakelijke financiën

Het probleem:

Veel ondernemers gebruiken hun privérekening voor zakelijke uitgaven en vice versa. Dit maakt het lastig om een duidelijk overzicht van je bedrijfskosten te krijgen.

Hoe gebeurt het?

1. Ondernemers hebben bij de start geen aparte zakelijke rekening geopend.
2. Ze betalen kleine zakelijke uitgaven "snel even" met hun privérekening.
3. Er is geen beleid voor het omgaan met gemengde kosten, zoals een auto van de zaak.

De gevolgen:

• Fouten in je boekhouding en belastingaangifte.
• Moeite met het aantrekken van financiering door gebrek aan transparantie.
• Juridische problemen als je bedrijf failliet gaat en privé en zakelijk vermengd zijn.

Oplossing:

• Open een aparte zakelijke rekening.
• Betaal alle zakelijke uitgaven uitsluitend met je zakelijke rekening of creditcard.
• Houd gemengde kosten apart en boek ze correct volgens fiscale richtlijnen.

6. Het niet inschakelen van een accountant op tijd

Het probleem:

Veel ondernemers denken dat ze kosten besparen door alles zelf te doen, maar zonder professionele hulp worden fouten vaak pas te laat ontdekt.

Waarom gebeurt dit?

1. Kostenoverwegingen: accountants lijken duur.
2. Ondernemers denken dat ze alles zelf kunnen leren.
3. Een gebrek aan kennis over wat een accountant kan bijdragen.

De gevolgen:

• Fouten die oplopen tot grote problemen, zoals boetes of verlies van financieringsmogelijkheden.
• Een verkeerd financieel beeld, wat je groei kan belemmeren.
• Stress door onduidelijkheid over je financiën.

Oplossing:

• Schakel een accountant in, zelfs al is het maar voor een jaarlijkse controle.
• Kies een accountant met ervaring in jouw sector.
• Zie een accountant als een investering in plaats van een kostenpost.

7. Verwaarlozen van periodieke rapportages

Het probleem:

Als je je financiële rapporten niet regelmatig controleert, ben je als een stuurman zonder kompas. Je hebt geen idee of je de juiste koers vaart.

Hoe gebeurt dit?

1. Geen gewoonte om maandelijks rapportages te maken.
2. Rapportages worden alleen gezien als "administratief gedoe."
3. Ondernemers hebben geen tijd of kennis om rapporten te begrijpen.

De gevolgen:

• Je ontdekt problemen pas als het te laat is.
• Je mist kansen om te besparen of te investeren.
• Financiële onzekerheid maakt het moeilijk om beslissingen te nemen.

Oplossing:

• Stel maandelijkse rapportages op, inclusief winst- en verliesrekeningen, balansoverzichten en cashflowprognoses.
• Maak gebruik van dashboards in boekhoudsoftware om real-time inzicht te krijgen.
• Laat een accountant of financieel adviseur je rapporten uitleggen als je niet zeker weet hoe je ze moet interpreteren.

Praktische tips om stille fouten te vermijden

1. Gebruik automatisering: Software zoals Online boekhoudpakketten of Xero kan veel fouten automatisch detecteren.
2. Train jezelf: Volg een basiscursus boekhouden om de fundamenten te leren.
3. Werk samen met een professional: Een goede accountant kan problemen herkennen voordat ze escaleren.
4. Implementeer controles: Zorg dat iemand anders je boekhouding controleert voordat je belangrijke rapportages of aangiftes indient.

Zoals het gezegde luidt: "Voorkomen is beter dan genezen." Dit geldt zeker voor boekhouding, waar een kleine preventieve maatregel duizenden euro’s kan besparen.

Conclusie:

Boekhoudfouten zijn een stille killer voor veel MKB’ers. Ze lijken klein en onschuldig, maar kunnen leiden tot grote financiële problemen. Door proactief te werken aan automatisering, controles en het inschakelen van experts kun je je bedrijf beschermen tegen de gevolgen van deze fouten.

Laat je boekhouding niet je achilleshiel worden. Zorg ervoor dat je je financiën stevig onder controle hebt, en geef je bedrijf de stabiliteit die het nodig heeft om te groeien.