Een kostenbesparende shortcut of een recept voor rampen?
Introductie:
Boekhouden is een vak apart. Toch kiezen veel ondernemers ervoor om het zelf te doen, vaak in een poging kosten te besparen. Maar is dat slim, of snijd je jezelf daarmee in de vingers? Doe-het-zelf boekhouden kan verleidelijk zijn, maar het brengt ook risico’s met zich mee die je bedrijf in de problemen kunnen brengen.
In deze blog bespreken we de voor- en nadelen van DIY-boekhouden, waar het vaak misgaat, en hoe je succesvol je eigen administratie kunt beheren zonder in de valkuilen te stappen.
1. De voordelen van doe-het-zelf boekhouden
Waarom kiezen ondernemers hiervoor?
- Kostenbesparing: Een accountant kan duur zijn, vooral voor kleinere bedrijven met een beperkt budget.
- Controle: Zelf boekhouden geeft je een diepgaand inzicht in je financiën en helpt je grip te houden.
- Flexibiliteit: Je kunt je administratie uitvoeren op je eigen tempo en volgens je eigen schema.
Wat zeggen experts?
Volgens onderzoek van de Kamer van Koophandel kiest meer dan 40% van de zzp’ers en kleine ondernemers ervoor om hun administratie zelf te doen. Veel van hen vinden dat het hen helpt om hun financiën beter te begrijpen.
Praktische tip:
Begin klein. Als je besluit om zelf je boekhouding te doen, richt je dan eerst op eenvoudige taken zoals het bijhouden van facturen en kosten. Je kunt complexe zaken, zoals belastingaangiftes, later uitbesteden.
2. De risico’s van doe-het-zelf boekhouden
Waar gaat het vaak mis?
- Gebrek aan expertise: Veel ondernemers weten niet hoe ze kosten moeten categoriseren of welke belastingregels van toepassing zijn.
- Tijdsverlies: Het kan uren duren om fouten te corrigeren of uit te zoeken hoe je een btw-aangifte correct invult.
- Boekhoudkundige fouten: Van dubbele boekingen tot vergeten aftrekposten, fouten in je administratie kunnen kostbaar zijn.
Gevolgen van fouten:
- Financiële verliezen: Vergeten belastingaftrekposten kunnen duizenden euro’s kosten.
- Boetes: Foutieve belastingaangiftes leiden vaak tot sancties van de Belastingdienst.
- Stress: Je administratie verkeerd aanpakken kan voor slapeloze nachten zorgen.
Praktische tip:
Als je merkt dat boekhouden je veel stress geeft, is het tijd om een professional in te schakelen. Zie een accountant niet als een kostenpost, maar als een investering.
3. Tools voor DIY-boekhouden
Wat kan je helpen?
Moderne boekhoudsoftware maakt doe-het-zelf boekhouden een stuk eenvoudiger en minder foutgevoelig. Enkele populaire opties zijn:
- Moneybird: Ideaal voor zzp’ers en kleine bedrijven. Het automatiseert btw-aangiftes en houdt facturen overzichtelijk.
- Exact Online: Geschikt voor bijvoorbeeld MKB’s met complexe administraties.
- QuickBooks: Eenvoudig te gebruiken met veel handige functies zoals een koppeling met je bank.
Waarom tools belangrijk zijn:
Deze tools kunnen handmatige fouten minimaliseren en je tijd besparen door processen zoals facturatie en belastingaangifte te automatiseren.
Praktische tip:
Kies software met een gratis proefperiode om te testen of het bij je past. Veel tools bieden trainingen of tutorials aan om je snel op weg te helpen.
4. Wanneer je moet overstappen op een accountant
Signalen dat het tijd is voor hulp:
- Complexiteit: Als je bedrijf groeit, worden de financiële eisen vaak ingewikkelder.
- Gebrek aan tijd: Je administratie kost je zoveel tijd dat het je afleidt van je kernactiviteiten.
- Frequentie van fouten: Als je merkt dat je fouten maakt of deadlines mist, is dat een rode vlag.
Wat een accountant voor je kan doen:
- Belastingoptimalisatie.
- Correcte en tijdige aangiftes.
- Adviseren over financiële strategieën.
Praktische tip:
Start met een accountant of cijfercoach voor een jaarlijkse controle en bouw het uit als je bedrijf groeit.
5. Een hybride aanpak: Het beste van twee werelden
Je hoeft niet alles zelf te doen of volledig uit te besteden. Overweeg een hybride aanpak waarbij je de dagelijkse - wekelijks administratie zelf doet en een accountant inschakelt voor complexe taken.
Voordelen:
- Kostenbesparing: Je betaalt alleen voor gespecialiseerde diensten.
- Tijdwinst: Je hebt een professional achter de hand voor lastige klussen.
- Gemoedsrust: Je weet dat een expert jouw werk controleert.
Praktische tip:
Bepaal vooraf welke taken je zelf doet en welke je uitbesteedt. Dit voorkomt miscommunicatie en zorgt voor een soepele samenwerking.
Conclusie:
Doe-het-zelf boekhouden kan een slimme keuze zijn als je kleine en eenvoudige administratie hebt. Maar naarmate je bedrijf groeit, is het belangrijk om de risico’s in te zien en de balans te vinden tussen kostenbesparing en professionaliteit.
Met de juiste tools, een dosis discipline en hulp van experts kun je het beste halen uit DIY-boekhouden. Zorg ervoor dat jouw administratie een steunpilaar blijft voor je bedrijf, en geen struikelblok!
